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        怎么做好辦公室主任?
        來源:δ? 日期:2021-05-19 08:16 作者:admin

        對一個組織來說,辦公室猶如心臟,集單位信息中心、參謀中心、指揮中心于一身,地位非常重要。辦公室職能一般具有參謀、助手、協調、服務、把關、督辦、外聯等,工作繁瑣,但是責任重大。所以,對辦公室主任的綜合素質要求還是比較高的。

        辦公室主任雖然屬于中層干部,但是它與普通的中層大不一樣。辦公室主任一般都是領導的心腹,直接在領導身邊工作,俗稱領導的“小棉襖”。這個條件是得天獨厚的,所以,辦公室主任晉升比較快。但是,辦公室主任也不是好干的,如果沒有兩把刷子,被打入冷宮也是常有的事。

        要想成為一名優秀的辦公室主任,以下十種能力是必須要具備的。

        一:政策把握。辦公室主任是領導的臂膀,相當于軍師和智囊。領導日理萬機,沒時間思考太多的政策問題。作為智囊,必須吃透上級政策精神,具有一定的政策把控水平,為領導決策時提供建議,核心是摸透底線,規避風險,靈活運用。

        二:文字處理。辦公室作為組織的指揮中樞,每天要處理大量的文牘公案,比如請示,報告,決議,通報,公函,會議紀要等等。作為辦公室主任,應具有一定的文字處理功底,熟練掌握各類行政公文的寫作技巧。這樣才能對各類公文起到“把關”的作用。

        三:察言觀色。在領導身邊工作,猶如高空走鋼絲,一著不慎,就會萬劫不復,所以情商是不能缺少的。要善于察言觀色,能夠準確把握領導的真實意圖,懂的借機行事。工作中要看得懂領導的眼神,聽得懂領導的暗示,猜得透領導的心思。

        四:溝通協調。辦公室作為領導的助手,有兩大協調職能,一是組織內部的縱向協調,二是組織外部的橫向協調。對內,需要協調資源,做好領導指示事項的“督辦”,對外要做好“特使”,與平行單位或上級單位建立良好的人際關系。

        五:分析判斷。作為一個辦公室主任,粗枝大葉,不拘小節是不行的。必須具有縝密的思維,清醒的頭腦,盯著別人都容易忽視的細節,具有“小中見大”的敏感性。一些突發的問題,能從表現分析出實質,并預見問題的后果,及時上報領導進行決策。

        六:信息處理。辦公室是一個大雜燴,每天有大量的政務和事務信息,能自己處理的就自己處理,凡是成文的,原則上必須填寫擬辦單上報領導批示。作為辦公室主任,要有信息提煉能力,按輕重緩急原則進行歸類,再向領導進行匯報。

        七:組織管理。辦公室相當于單位的軍機處,人雖然不多,但是工作不少;崗位雖然不顯,但是責任很重。很多人的眼睛都在盯著辦公室。所以,任何一個下屬工作失誤,或態度不好,都會給領導、給組織帶來負面影響。所以,辦公室主任必須具有較強的組織管理能力,能夠把人管到家,把事管到位。

        八:公關接待。辦公室主任相當于單位的大管家,對外公共關系是其一項重要的工作,比如迎來送往、應酬接待、會議組織、要事公關、人情往來等等。要懂得必要的商務禮儀和溝通技巧,特別是有一定的酒量。如果性格內向,不愛應酬,很難做好一個辦公室主任。

        九:危機處置。任何單位,都免不了發生突發事件。此時,辦公室主任接到信息后,應該第一時間向領導匯報,然后按領導的指示要求果斷進行處置,并及時采取補救措施,防止事態擴大,為領導贏取主動和時間。

        十:強大執行。作為辦公室主任,除非領導特別指示,工作時要與領導形影不離。領導加班,你也得堅守崗位。下班后,必須24小時開機,保證領導在第一時間能夠聯系上你。無論多晚,只要工作需要,必須按領導的要求到達指定位置。

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